Guía del delegado

1. Empezar: crear y configurar tu curso

Cuando te registras en Delega2 por primera vez, creas tu cuenta y luego creas un curso. Un curso es el espacio donde viven todos los datos: alumnos, apoderados, cuotas, gastos y comunicados.

1. Crea tu cuenta en la pantalla de registro con tu email y contraseña, o usando Google.
2. Crea el curso desde el botón “Nuevo curso”. Indica el nombre del colegio, el nivel y la letra (ej. 4° B).
3. Configura el curso desde Configuración en el menú lateral. Desde ahí puedes editar el nombre, el colegio y el año académico, y lo más importante: los datos de transferencia.

Durante 2026 todos los cursos entran con plan Pro desbloqueado sin necesidad de tarjeta ni pago.

Datos de transferencia

Esta es la información bancaria a la que los apoderados deben transferir cuando pagan una cuota. Complétala antes de crear las primeras cuotas — la app la muestra a los apoderados cada vez que necesitan saber adónde depositar.

Solo el delegado puede guardar cambios en Configuración. El tesorero y los apoderados pueden ver la información pero no editarla.

2. Agregar alumnos al curso

Antes de poder invitar apoderados, necesitas cargar la lista de alumnos. El link de invitación permanece oculto mientras el curso no tenga alumnos — los apoderados se vinculan a un alumno específico al unirse.

Cargar en bloque (recomendado)

1. Ve a Alumnos del curso y pulsa “Cargar en bloque”.
2. Pega la lista de nombres desde Excel, Word o cualquier texto plano. El sistema los reconoce línea por línea.
3. Confirma la importación. Los duplicados se ignoran automáticamente.

Agregar uno a uno

1. Pulsa “Agregar uno” e ingresa el nombre completo del alumno.

Editar y retirar alumnos

Desde la tabla puedes editar el nombre de un alumno y agregar su fecha de nacimiento — esto la muestra automáticamente en el calendario como cumpleaños.

Si un alumno se retira del colegio, usa “Retirar”. El historial financiero asociado a ese alumno se preserva intacto.

Solicitudes de apoderados

Cuando un apoderado se une y selecciona a su hijo, puede aparecer una solicitud pendiente si el sistema no pudo vincularlo automáticamente. Verás un aviso en la sección Alumnos — aprueba o rechaza cada solicitud desde ahí.

3. Invitar apoderados

Los apoderados no se registran solos — tú los invitas. Eso mantiene el curso cerrado y evita que personas ajenas accedan a los datos.

1. Ve a la sección Apoderados del curso.
2. Copia el link de invitación y envíalo por WhatsApp al grupo del curso, o compártelo individualmente.
3. Cuando el apoderado abre el link, crea su cuenta (o inicia sesión), selecciona a su hijo de la lista y queda asociado al curso.

Los apoderados tienen acceso de solo lectura a las finanzas del curso y a los comunicados; no pueden registrar pagos ni crear cuotas.

4. Proyectos de recaudación

Antes de crear cuotas necesitas crear un proyecto. Un proyecto es el contenedor que agrupa las cuotas de un mismo objetivo: la cuota mensual del año, el fondo del paseo de fin de curso, una cuota extraordinaria, etc.

Crear un proyecto

1. Ve a Finanzas → Proyectos y pulsa “Nuevo proyecto”.
2. Elige el tipo de proyecto:
   • Cuota mensual — recaudación regular a lo largo del año.
   • Fondo especial — objetivo de monto para un fin concreto (paseo, acto, etc.).
   • Extraordinaria — cuota puntual fuera del calendario habitual.
3. Indica nombre, descripción, meta de monto (opcional) y fecha límite (opcional).

Desde la vista del proyecto puedes ver el avance: cuánto se ha recaudado versus la meta, y el estado de pago cuota por cuota.

Editar un proyecto

Si cometiste un error al crear el proyecto (nombre incorrecto, meta equivocada, fecha límite que cambió), puedes editarlo en cualquier momento sin perder los datos existentes.

1. Abre el proyecto desde Finanzas → Proyectos.
2. Pulsa el ícono de lápiz en el encabezado del proyecto (junto al botón de eliminar).
3. Modifica los campos que necesitas: nombre, descripción, tipo, meta de monto o fecha límite.
4. Guarda los cambios. Las cuotas y registros de pago existentes no se ven afectados.

5. Gestionar cuotas

Delega2 no procesa pagos. Los apoderados siguen pagando como siempre (transferencia bancaria, efectivo). Tu tarea es registrar quién pagó.

Crear una cuota dentro de un proyecto

1. Abre el proyecto desde Finanzas → Proyectos.
2. Pulsa “Agregar cuota” dentro del proyecto. Indica el nombre (ej. “Cuota marzo”), el monto y la fecha de vencimiento.
3. La cuota se crea en estado pendiente para cada alumno del curso.

Marcar un pago

1. Abre la cuota dentro del proyecto y expande el listado de alumnos.
2. Pulsa el botón junto al nombre del alumno para marcar su cuota como pagada. El cambio queda registrado con fecha y hora.
3. También puedes usar “Marcar pagados...” para confirmar varios pagos a la vez.

Revertir un pago ingresado por error

Si marcaste un pago por equivocación, puedes devolverlo a pendiente para registrarlo correctamente.

1. Abre la cuota y localiza la fila del alumno con estado pagado o exento.
2. Pulsa el ícono de deshacer (flecha circular) que aparece junto al badge de estado.
3. Confirma la acción. El pago vuelve a estado pendiente y puedes registrarlo nuevamente con los datos correctos.

Marcar varias cuotas de un alumno a la vez

Cuando un apoderado paga por trimestre, semestre o el año completo, puedes registrar todos los meses en un solo paso en lugar de cuota por cuota.

1. Abre la cuota y localiza la fila del alumno con estado pendiente.
2. Pulsa el ícono de período (calendario con rango) que aparece junto al botón de pago.
3. Se abre un panel con todas las cuotas pendientes del alumno en ese proyecto — todas quedan seleccionadas por defecto.
4. Ajusta la selección si es necesario, indica la fecha de pago y confirma. Se marcan todas las cuotas elegidas de una sola vez.

Todos los apoderados pueden ver en tiempo real el estado de pagos por alumno, lo que reduce las consultas al delegado.

6. Enviar recordatorios de pago

Desde Finanzas → Deudores puedes enviar recordatorios por email a los apoderados que tienen cuotas pendientes o vencidas, de forma manual o automática.

Recordatorio manual

1. En la vista de Deudores verás el listado de alumnos con cuotas sin pagar. Expande cualquier alumno para ver el detalle de sus cuotas.
2. Selecciona los alumnos o cuotas específicas que quieres incluir usando los checkboxes.
3. Pulsa “Enviar recordatorio” para cuotas pendientes, o “Cobrar vencidas” para cuotas cuya fecha ya pasó. Cada apoderado recibe un solo email con el resumen de todas sus cuotas incluidas.

La vista muestra cuándo fue el último recordatorio enviado a cada apoderado, para que no los contactes dos veces el mismo día.

Recordatorios automáticos

Pulsa “Automáticos” para configurar envíos diarios sin intervención manual:

• Días antes del vencimiento — aviso anticipado (configurable entre 0 y 30 días).
• Días después del vencimiento — cobranza por mora (configurable entre 0 y 30 días).

Los recordatorios automáticos se envían aproximadamente a las 9:00 am, hora de Chile. Cada apoderado recibe un único email con todas sus cuotas dentro de la ventana configurada.

7. Ingresos extras

Los ingresos extras registran dinero que entra al curso por fuera de las cuotas: un saldo inicial de caja, un aporte voluntario de un apoderado, una devolución, etc.

1. Ve a Finanzas y pulsa “Registrar ingreso”.
2. Indica el monto, una descripción (hasta 200 caracteres) y la fecha contable.
3. El ingreso queda registrado con tu nombre y se suma al saldo total del curso.

Puedes editar o eliminar ingresos extras desde el listado. Se incluyen en el reporte PDF al rendir cuentas.

8. Registrar egresos

Cada vez que gastas dinero del curso (materiales, paseos, eventos), regístralo en Finanzas → Egresos.

1. Pulsa “Nuevo egreso” e ingresa descripción, monto y fecha.
2. Adjunta la foto de la boleta o comprobante. Esto es clave para la rendición de cuentas — los apoderados pueden ver el documento original.
3. El saldo del curso (ingresos menos egresos) se actualiza automáticamente y es visible para todos.

9. Enviar comunicados

Un comunicado llega por email a todos los apoderados del curso y queda registrado en la plataforma para que quien se una después también pueda verlo.

1. Ve a Comunicados y pulsa “Nuevo comunicado”.
2. Escribe el asunto y el mensaje.
3. Pulsa “Enviar”. El comunicado sale por email a todos los apoderados registrados y queda en el historial del curso.

10. Mensajes directos

Los mensajes directos son conversaciones privadas 1:1 entre miembros del curso, sin exponer el número de celular de nadie.

1. Ve a Mensajes y selecciona el apoderado con quien quieres hablar.
2. Escribe tu mensaje. El destinatario puede responder desde la app.

Los apoderados también pueden iniciarte conversaciones a ti.

11. Actividades y RSVP

Usa las actividades para organizar paseos, asambleas, eventos o cualquier convocatoria que requiera confirmación de asistencia.

1. Ve a Actividades y pulsa “Nueva actividad”.
2. Completa nombre, descripción, fecha y si requiere confirmación (RSVP).
3. Los apoderados reciben el aviso y pueden confirmar o rechazar asistencia directamente desde la app.
4. Puedes ver en todo momento cuántos confirmaron y quiénes son.

Las actividades también aparecen en la vista Calendario.

12. Vista calendario

El calendario consolida en una sola vista todos los eventos del curso: actividades, pruebas, cumpleaños de alumnos y períodos de vacaciones.

Navegar el calendario

Usa las flechas para moverte entre meses. Pulsa cualquier día con eventos para ver el detalle. Los filtros superiores muestran solo un tipo de evento: Actividades, Pruebas, Cumpleaños o Vacaciones.

Agregar pruebas y períodos

Pulsa el botón + (esquina inferior derecha) para agregar:

• Nueva prueba: nombre de la asignatura, fecha y subtítulo opcional.
• Nuevo período / vacaciones: nombre (ej. “Vacaciones de invierno”), fecha de inicio y fecha de fin. Aparece como una banda en el calendario.

También puedes pulsar directamente sobre un día vacío para pre-cargar la fecha en el formulario.

Cumpleaños automáticos

Si registraste la fecha de nacimiento de un alumno en la sección Alumnos, su cumpleaños aparece automáticamente cada año — sin que tengas que crearlo tú.

13. Votaciones

Para decisiones que involucran al curso entero (destino del paseo, distribución del fondo, reglas del grupo), crea una votación.

1. Ve a Votaciones y pulsa “Nueva votación”.
2. Define la pregunta y las opciones de respuesta.
3. Establece la fecha de cierre. Los apoderados reciben notificación y pueden votar desde la app.
4. Al cierre, el resultado queda registrado en el historial del curso.

14. Sucesión de delegado

Cuando termina tu período o quieres dejar el cargo, el curso puede elegir a tu reemplazante de forma ordenada, sin perder ningún dato.

1. Ve a Configuración → Sucesión e inicia el proceso.
2. Se crea una votación especial donde los apoderados eligen al nuevo delegado entre los candidatos disponibles.
3. El candidato con más votos recibe el rol de delegado. Todo el historial (cuotas, egresos, comunicados) permanece intacto.
4. Si el curso tiene suscripción Pro activa, el nuevo delegado puede asumir el pago desde su propia cuenta mediante el flujo de traspaso.

15. Rendir cuentas con el PDF

Al final del año o cuando los apoderados lo pidan, genera el balance completo del curso en un PDF auditable.

1. Ve a Finanzas → Reporte PDF.
2. Elige el período (mes, trimestre o todo el año).
3. Pulsa “Descargar PDF”. El documento incluye ingresos por cuota, ingresos extras, egresos con comprobante y saldo final.

Comparte el PDF en la asamblea de apoderados o en el grupo de WhatsApp. Cada egreso incluye la imagen del comprobante para que cualquier apoderado pueda verificar los gastos.